Ablaufbeispiel

Ein neuer Vorgang beginnt meist mit einer Email oder einem Anruf. Falls der Kunde noch nicht angelegt wurde, muss dies zu erst geschehen. Die Firma wird unter Firmen-Kontakte eingetragen und der Kunde unter Kunden-Kontakte. Diese zwei Datensätze werden miteinader verknüpft (siehe Abb. 1 & 2). Somit können sie jederzeit alle Mitarbeiter einer Firma übersichtlich im Firmenkontakt sehen.

Abb. 1 Adressbuch der Firmen

Abb. 2 Adressbuch der Kontakte

Projekte

Handelt es sich um ein neues Projekt, so muss dieses erst angeleget werden (Abb. 3a).

Abb. 3a

Wenn wir das Projekt nun öffnen können wir unter dem Reiter "Aktivitäten" alle dazugehörigen Aufgaben sehen und öffnen (Abb. 3b).

Abb. 3b

Aufgaben

Als nächstes wird eine neue Aufgabe erstellt, die wir mit dem Projekt (Abb. 4a), der Firma (Abb. 4b), dem Kunden (Abb. 4c) und den Lieferanten verknüpfen.

Abb. 4a (Aufgabe mit Projekt verknüpfen)

Abb. 4b (Aufgabe mit Firma verknüpfen)

Abb. 4c (Aufgabe mit Kunden verknüpfen)

Nun tragen wir die entsprechenden Werte in alle wichtigen Felder ein:

• In die Betreffzeile eine kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • in unserem Beispiel "Projekt Papierlos"
• Anfangsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Status
• Priorität
• %erledigt

Im Textfeld als erstes den Namen des Projektordners, welchen wir zuvor im Dateisystem angelegt haben, angeben. Der Name wird dann mit dem Ordner verknüpft (Abb. 5), so dass ein Klick darauf den Ordner öffnet und wir Zugang zu allen Dateien die diese Aufgabe betreffen haben. Darunter werden alle nächste Schritte aufgelistet und gelb markiert.

Abb. 5 (Dateiordner mit Aufgabe verknüpfen)

Desweiteren werden alle Tätigkeiten chronologisch aufgelistet (Abb. 6). Wenn vorhanden wird die Tätigkeit mit dem dazugehörigem Element (z.B. einer E-Mail) verknüpft (Abb. 7a & 7b).

Abb. 6

Abb. 7a (E-Mail per Knopfdruck verknüpfen [Anleitung])

Abb. 7b (Link in Aufgabe mit "STRG+K" kopieren)

Fertig! Wir haben nun einen kompletten Vorgang papierlos (falls nötig Dokumente einscannen) angelegt.

Wenn jetzt der Kunde anruft erscheint das Kontaktformular auf dem Bildschirm. Wir müssen nur auf den Reiter Aktivitäten klicken und es erscheinen alle Aufgaben die wir mit diesem Kunden haben (Abb. 8).

Abb. 8

Übersicht

In der Übersicht von Outlook sehen wir auf einen Blick alle wichtigen Daten:

• E-Mails & Faxe
• Kalender / Termine
• Aufgaben

Über die Shortcut-Leiste unten gelangen wir zu den Adressen der Firmen, Kunden und Lieferanten, sowie zu den Projekten und Aufgaben (Abb. 9).

Abb. 9

Endlich papierlos...